Gastos deducibles en el IRPF

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Conozca los requisitos a cumplir para desgravar los gastos de tu actividad en tu declaración de la renta (IRPF), lo que puedes afectar a la misma o no, la relación detallada de partidas de gasto que contempla Hacienda para los autónomos, los criterios aplicados en 2015 y las características de aquellas partidas que presentan mayor problemática, como el local en vivienda propia, el vehículo particular, el teléfono móvil, los viajes y el vestuario.

En este artículo nos centramos en analizar los gastos fiscalmente deducibles para aquellos autónomos que tributan en el régimen de estimación directa, tanto en su modalidad normal como en la simplificada, que es la más habitual.

En buena parte coinciden con los gastos desgravables en el impuesto de sociedades, aunque existen algunas diferencias. En el caso de los autónomos acogidos al sistema de módulos, la cuota a pagar es predeterminada y fija, y no depende de los gastos reales que finalmente tenga el negocio, por lo que no se pueden desgravar. El artículo se divide en cuatro secciones:

1. Requisitos para que un gasto sea deducible

Los criterios que Hacienda establece para considerar que un desembolso económico puede ser considerado como gasto deducible son:

  • Deben ser gastos vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo, o como dice Hacienda, que estén “afectos” a la misma”.
  • Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas. En ocasiones pueden valer recibos.
  • Deben estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de gastos e inversiones.

De estos tres criterios el más peculiar es el primero, ya que para determinadas partidas de gasto el autónomo deberá demostrar que corresponden a su actividad profesional y no a su vida privada. Esto ocurre por ejemplo con la vivienda propia si allí se desarrolla la actividad, siendo necesario determinar el porcentaje del gasto que se puede afectar a la actividad y el que no.

En 2014 y 2015 Hacienda, en su lucha contra el fraude y en su necesidad de recaudar más, viene siendo más exigente a la hora de considerar si un gasto es o no imputable al negocio. Luego vemos varios ejemplos.

Tenga en cuenta que todo gasto relacionado con su actividad es deducible, aunque deberá justificarlo, por lo que conviene documentarlos y llevar el libro de gastos explicando el detalle de cada factura para que en el caso de tener una inspección pueda defenderse adecuadamente. Y no conviene que abuse inflando sus gastos porque en caso de que le inspeccionen no podrá defenderlo y será peor.

En cuanto al segundo requisito, es el que está detrás de esa sana costumbre de los autónomos de pedir factura de todo.
En cuanto a los tickets o facturas simplificadas, no son deducibles al no permitir identificar quién ha realizado el gasto. Así que aunque sea un poco engorroso acostúmbrese a pedir factura en restaurantes, gasolineras, taxis o supermercados (si lo que adquiere guarda relación con el negocio, claro).

2. El IVA deducible para los autónomos

Hay tres requisitos debe cumplir el IVA soportado para que Hacienda también lo considere deducible: vinculado a la actividad, justificado documentalmente y registrado en la contabilidad.

Conozca en detalle y la relación de gastos deducibles en el IVA, con una explicación para las partidas de gasto habituales en cualquier autónomo o profesional.

Como norma general la principal preocupación de los autónomos es aumentar al máximo sus ingresos, cosa que responde a la lógica más elemental de quien trata de elevar la rentabilidad de su negocio. No obstante, no deben olvidar la importancia de los gastos ya que de ello dependerá que puedan reducir la factura fiscal.

En este artículo nos centraremos en el IVA, tanto de los ingresos como de los gastos, y os daremos unas claves sencillas para entender el funcionamiento de este impuesto y la repercusión que tiene sobre vuestra actividad.

El IVA se divide en dos tipos, según el papel que juega para quien trabaja con dicho impuesto:

  • Devengado (o repercutido) Este tipo hace referencia al IVA que el autónomo cobra a sus clientes.
  • Soportado (o deducible) es el IVA derivado de las compras de bienes o servicios que realice el autónomo.

La gestión del IVA devengado (o repercutido) no reviste excesiva dificultad. Se trata de aplicar el IVA correspondiente en cada una de las facturas emitidas por el autónomo. Sin embargo, es en el IVA soportado (o deducible) en el que surgen la mayoría de dudas y problemas.

3. Requisitos para que el IVA soportado sea deducible

La Agencia Tributaria permite a los autónomos desgravarse el IVA que pagan con la adquisición de los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de su actividad profesional. Sin embargo, la dificultad estriba en saber cuándo el IVA pagado adquiere la característica de deducible.

La razón: los criterios dictados por la Administración no son tan claros como sería deseable.
Los requisitos y condiciones, que con carácter general, debe cumplir un IVA soportado para tener la consideración fiscal de deducibles son los siguientes:

  • Que estén vinculados a la actividad económica desarrollada. Es decir, que sean propios de la actividad.
  • Que se encuentren convenientemente justificados.
  • Que se hallen registrados en la contabilidad que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.

El primero de estos requisitos se refiere a que los gastos deben ser necesarios para la obtención de los ingresos del autónomo para poder ser considerados como deducibles. Evidentemente, dicha consideración de necesarios dependerá de la actividad que desarrolle el autónomo, y no será la misma para un abogado que para alguien que se dedique a reformas del hogar.

En cuanto a la justificación de los mismos, la Administración entiende que solamente se garantiza si se dispone de una factura de los mismos debidamente desglosada. Es importante remarcar que no se puede deducir el IVA de un ticket (a diferencia de lo que pasa con el IRPF, en donde los tickets pueden ser considerados gasto). En este sentido, el IVA tiene un funcionamiento mucho más reglado.

Por último, el requisito de contabilización es puramente formal, se trata de que las facturas recibidas estén debidamente contabilizadas en el correspondiente libro de registro, de manera que el IVA contabilizado en un periodo cuadre con el que se declara en el impuesto de ese mismo periodo.

Además de los requisitos anteriormente mencionados, es importante remarcar tres puntos más:

  • La deducción del IVA debe realizarse antes de que pasen cuatro años de la emisión de la factura o se perderá el derecho a deducción.
  • El IVA será deducible en la proporción que el gasto este afecto a la actividad, es decir, si un gasto está imputado al 50% a la actividad, el IVA correspondiente sólo será deducible al 50%.
  • Si realiza dos actividades económicas con distintos tipos de IVA y una de ellas está exenta, debe aplicar la prorrata del IVA, que determina el porcentaje de IVA soportado que se puede deducir.

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